A lo largo de los años, la definición de lo que constituye un "registro público" ha llegado a incluir no sólo documentos escritos tradicionales como papeles, mapas y libros, sino también cintas, fotografías, películas, grabaciones de sonido y registros almacenados en computadoras.
Ocasionalmente, la ley impide la divulgación de registros o proporciona una exención de divulgación obligatoria. El Estatuto de Florida 119.071 enumera las exenciones permitidas por la ley de Florida. Las exenciones incluyen, pero no se limitan a, ciertos registros de personal, registros electorales, registros educativos, registros de emergencias/911, registros financieros, registros hospitalarios y médicos, registros policiales, información sobre víctimas, etc. Los expedientes que contengan información cuya divulgación esté exenta pueden tener dicha información redactada antes de su divulgación.
Cualquier persona puede solicitar ver o pagar una copia de los registros públicos. El personal de la Fundación puede pedirle información en respuesta a una solicitud de documentos públicos, pero no está obligado a darnos su nombre ni ningún otro dato identificativo, como la dirección o el número de teléfono. Tampoco está obligado a explicar por qué desea los documentos. Utilice este formulario web para realizar su solicitud.
Aunque Trust sugiere que las solicitudes se realicen mediante el formulario web, la Ley de Registros Públicos de Florida no limita las formas en que se pueden realizar las solicitudes. Presentar una solicitud por escrito utilizando el formulario web ayuda a evitar confusiones y demoras en la respuesta a las solicitudes de registros públicos. Las solicitudes web enviadas fuera del horario laboral habitual se considerarán recibidas el siguiente día laborable.
Otras formas de presentar una solicitud son:Debe proporcionar toda la información específica posible sobre los registros. Si una solicitud no es lo suficientemente específica, es posible que el personal de Trust puede ponerse en contacto con usted para obtener más detalles. Por favor, *no* incluya información sensitiva como lo es el números de seguridad social.
Escambia Children’s Trust procesa todas las solicitudes de registros de acuerdo con la Ley de Registros Públicos de Florida. El personal de la Fundación responderá a todas las solicitudes en un plazo de 10 días calendario. Sin embargo, no siempre es posible atender las solicitudes de registros públicos de inmediato porque los registros deben ser revisados primero para verificar si contienen información confidencial. Además, si la solicitud es muy extensa, abarca varios departamentos o requiere una preparación o revisión adicional, puede requerir más tiempo para procesarse. El personal de Trust le notificará cualquier retraso.
Escambia Children’s Trust proporcionará copias electrónicas de los registros a través de este portal web o por correo electrónico, o las copias físicas pueden ser enviadas por correo (se puede aplicar una tarifa). Si un solicitante desea ver los registros físicos originales, si están disponibles, se debe hacer una cita con anticipación para visitar nuestra oficina.
No hay ningún cargo por hacer una solicitud de registros públicos. Sin embargo, la Fundación puede cobrar por el costo de la duplicación si un solicitante desea tener una copia física de los registros y proporcionará un estimado por adelantado. El solicitante debe pagar todas las tarifas antes de que se le entreguen las copias.
La Fundación proporciona acceso a los registros públicos existentes en su posesión. No crearemos nuevos registros que no existan actualmente. La Ley de Registros Públicos de Florida no requiere que la Fundación cree un registro o compile una lista en respuesta a una solicitud bajo la Ley de Registros Públicos. Solo estamos obligados a producir registros específicamente identificables actualmente en existencia.
FOIA es un estatuto federal que no se aplica al gobierno local. La Ley de Registros Públicos de Florida se inspiró en la FOIA. La Ley de Registros Públicos de Florida se aplica a todas las agencias gubernamentales locales en Florida.